鑑於每個家族的獨特情況和不同需求，單一家族辦公室會呈現各類形式和規模。會不會有這種情況——家族辦公室已經存在於家族之中，但未被正式公開認可——也就是一個“隱藏的” 或“嵌入式”的家辦？這類“非正式”的家辦（無論家族自己是否稱其為家辦 ）的存在，使得我們對家辦在“專業管理和監督”維度有了新的問題。為此，我採訪了家族辦公室和家族企業領域的兩位專家—Barbara Hauser和Dennis Jaffe。
Barbara Hauser《國際家族辦公室雜誌》的主編 。她是 Spear 500強名單中，家族辦公室和家族治理領域全球著名專家，並且擔任STEP聯合出版的《 家族辦公室顧問手冊》的總編 。
Dennis Jaffe 博士是舊金山家族企業、治理 、財富和慈善方面的家族顧問，也是Banyon Global FamilyBusiness Advisors的高級研究員，著有《從你的孫子孫女那裡借來：百年家族企業的演變》、《跨文化：全球家族如何跨世代協商改變》等書。
Q1. 在我們開始之前，所謂的“隱 藏”或“嵌入式 ”家族辦公室是什麼意思？
Barbara：我發現很多富裕家族已經有專屬人員來照顧他們的需求。這可能包括家政人員，家庭助理，財務人員等。他們可能沒有正式設立家辦， 但事實上，他們從中得到的服務正是家族辦公室所要提供的。
Dennis：這在家族企業中尤為常見。家族企業的高管通常會幫助家族成員解決他們的許多個人問題和需求。這是在沒有任何刻意計劃的情況下發生的。但家族成員需要知道哪些服務是可用的，哪些是允許的。
Q2. Jing：家族是否有必要正式建立家族辦公室？
Barbara：是的，非正式的家族辦公室的缺點是不被公開認可。這意味著沒有人負責監督這些服務的效率或正確性。
Dennis：這也意味著家族認為他們並不需要家族辦公室，而實際上他們正使用著“嵌入式”的家辦。問題在於這些服務通常不是所有家族成員都清楚的，也就沒有透明度。
Q3. Jing：對於這類家族，他們為什麼要改變現狀呢？
Barbara：對於一個“ 隱藏的”，“嵌入式”的家族辦公室，沒有指定負責人，也沒有人組織高效和系統的服務。
Dennis：是的，當家族沒有意識到他們已經有一個非正式的家辦時，他們無法受益於家族辦公室可提供的所有好處。非正式家辦也無法執行另一項重要職能，即幫助他們了解作為負責任的家族成員需要做什麼，以及他們可以期待什麼。
Q4. Jing：家族應該如何開始？
Barbara：第一步是清點家族成員已經在使用的服務。一位家族成員可能要全方位使用家辦服務。另一個家族成員可能只需依賴外部投資建議。
Dennis：另一個方法是召集一組家族成員，開始共同研究他們對家族辦公室的想法。共同列出一個家辦服務清單, 也可能擴展到家辦運營等。
Q5. Jing：創建新的家辦實際上是如何操作的？
Barbara：列出家族所需服務的清單，下一步就是僱用人員來管理新家辦。常出現的一個問題是家族成員是否應該參與管理家辦。職位描述也應該適用於家族候選人。在家族辦公室工作與在普通公司工作有很大不同。通常最重要的特質是忠誠和保密。
Dennis：我們在中國文化中常看到的是：個人信息，尤其是有關家族財富的信息，都盡可能保密，這是很常見的。
Q6. Jing：誰來監督家族辦公室？
Barbara：我們建議將家族辦公室視為正規公司。家族成員選舉家族委員會/董事會， 定期召開家族董事會會議和定期向家族成員報告。
Dennis：這再次提出了家族成員直接參與家族辦公室運作的問題。不同的家族選擇不同的解決方案。
Q7. Jing：誰來支付家族辦公室的費用？
Barbara：這個問題因人而異。傳統上，家族上一代會支付家族辦公室的所有費用。最終，隨著家族族長的逝去，那個經費源頭將消失 。通常，年 輕的家 族成員認為家辦費用太高，他們可能會關閉家辦，或加入其他聯合家辦。更現代的方法是逐項列出服務清單，每個家族成員可以決定支付哪些服務。
Q8. Jing：說到此，了解家族成員的共同目標是否重要？
Barbara：人們常說，家族辦公室是將一個大家族凝聚在一起的“黏合劑”。要做到這一點，家族辦公室需要了解家族的目標和願景。顧問很可能會鼓勵家人開始舉行正式會議。這為家族提供了一個溝通的平台。
Dennis：是的，這 是一個正規家族辦公室可以提供的最重要的服務之一。一個問題是，該家族希望如何將資金投資於家族企業之外？這是家族成員可以根據他們的能力和興趣參與的地方。例如，他們可能會成立一個委員會來研究社會投資或慈善事業，或者影響力投資。然後，他們可以向家族委員會提出建議。
Q9. Jing：下一代應如何參與家族辦公室？
Barbara：這是一個非常重要的問題 。大多數家族辦公室都致力於為多代人服務。然而，包括年輕一代並不總是那麼簡單 。這實際上可能與他們所生活的文化背道而馳 。我們已經看到將年輕一代納入家族委員會的成功案例。
Dennis：年輕一代可以參與許多方面。年輕的家族成員可能特別感興趣的一個問題是，隨著家族在業務之外積累財富，“ 我們想用我們的財富做什麼？” 不同的家庭成員可能有不同的意見，當然，並不是每個人都有投票權做決定。但是，家人聚在一起討論這個問題很重要。
Jing：謝謝兩位。這顯然只是話題的開始。我記得曾經與家族客戶會面常見的情況是，在會議中，公司的財務會被帶進來，我不確定是否繼續討論私人財富問題，但很明顯，公司財務官被賦予了額外管理家族財富的責任，雖然沒有被授予官方頭銜。這種非正式的安排，也是我們開始提及的“隱 藏 ”或“嵌入式 ”家辦，顯然會讓外部顧問感到困惑，因為角色和期望沒有正式傳達。希望我們的對話可以給一些家族在考慮家辦的過程中提供一些啟發。
在此推薦Dennis Jaffe的一本書給大家， 很有意思的書名《Borrowed from your grandchildren》講的是有著100年曆史的家族企業的演變與經驗。
關於作者
Jing Cameron 是JWC Venture的創始人&CEO，及Jing Cameron LLC的Principal，致力於幫助中國UHNW家族在全球範圍規劃家族辦公室的籌建與管理。
本文僅代表作者個人觀點